Bolagsstyrningsrapport

Systembolaget AB är helägt av svenska staten. Ägandet förvaltas av regeringen genom Socialdepartementet. Ansvaret för Systembolagets ledning och kontroll fördelas mellan ägaren, styrelsen och den verkställande direktören.

Ägaren

Utgångspunkten för styrelsens arbete och ansvar är; bolagsordningen, avtalet mellan Systembolaget och staten, ägaranvisningen, Statens ägarpolicy och riktlinjer för företag med statligt ägande. I dessa dokument preciseras ägarens krav på företaget. Avtalet och ägaranvisningen anger grunden för företagets verksamhet när det gäller det sociala uppdraget, kravet på ekonomisk effektivitet och kraven på verksamheten i övrigt. Genom bolagsordningen fastslår ägaren företagets verksamhetsföremål och genom ägarpolicyn fastslås förväntningar ägaren har på bolaget som ett av de statligt ägda bolagen. Ägaren har satt tre uppdragsmål för Systembolaget, plus ekonomiska och hållbarhetsmål. Uppdragsmålen är primära och utgörs av Nöjd kund-index, AIkoholindex och Alkoholkonsumtionen i Sverige. De ekonomiska målen består av krav på soliditet, avkastning, utdelning och kostnadseffektivitet.

Systembolagets uppdrag är att med ensamrätt, och med ansvar och god service, sälja sprit, vin och starköl samt att informera om alkoholens risker. Syftet är att bidra till att begränsa alkoholens skadeverkningar. Ensamrätten innebär att Systembolaget är det enda bolag som får bedriva detaljhandel med starköl vin och spritdrycker i Sverige.

Möten äger rum löpande ungefär fyra till fem gånger per år mellan representanter för ägaren och Systembolagets styrelseordförande. Vid vissa möten deltar även Systembolagets verkställande direktör. Områden som diskuterats vid dessa möten är bland annat styrelsearbetet, verksamhetsuppföljning, årsstämman, uppföljning av nyckeltal och andra mål som satts av ägaren och styrelsen, samt andra för bolaget relevanta frågeställningar. Ägaren utövar sina rättigheter som aktieägare på årsstämman.

Principer för bolagsstyrning

Systembolagets bolagsstyrning bedrivs främst utifrån:

  • Aktiebolagslagen
  • Annan tillämplig svensk lagstiftning
  • Svensk kod för bolagsstyrning (Koden)
  • Statens ägarpolicy, vilken även inkluderar riktlinjer för extern rapportering och riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare
  • Avtalet mellan Systembolaget och staten
  • Statens ägaranvisning för Systembolaget (ägaranvisningen)
  • Bolagsordningen
  • Styrelsens arbetsordning
  • Vd-instruktionen
  • Interna styrdokument

För ytterligare information

Avvikelser från Koden

Systembolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning med följande avvikelser:

Kodregel

Avvikelse

Förklaring / kommentar

1.1) Publicering av information om aktieägares initiativrätt

Publiceras ej

Regelns syfte är att ge aktieägarna möjlighet att i god tid förbereda sig inför årsstämman och få ärende upptaget i kallelsen till årsstämman. I statligt helägda bolag saknas skäl att följa denna kodregel.

2) Bolaget ska ha en valberedning som representerar bolagets aktieägare vid val och arvodering av styrelse och revisor.

Valberedning finns inte inrättad

Beredning av nomineringsfrågor i statligt ägda bolag sker på sätt som närmare beskrivs i statens ägarpolicy.

Årsstämma

Årsstämma ska enligt statens ägarpolicy äga rum före den 30 april varje år. Riksdagens ledamöter har efter anmälan rätt att närvara vid årsstämman. Även allmänheten erbjuds möjlighet att delta. Styrelsen ansvarar för att kallelse till årsstämman skickas ut senast fyra veckor och tidigast sex veckor före stämman.

Årsstämman 2015

Årsstämman 2015 hölls den 23 april i Stockholm och var öppen för allmänheten. Ägaren företräddes av departementsrådet Per-Anders Sunesson, Socialdepartementet. Från ägaren var också politiskt sakkunnige Juan-Pablo Roa, Socialdepartementet och rättschefen Lars Hedengran, Socialdepartementet närvarande.

På årsstämman fattade aktieägaren beslut om bland annat följande:

  • Omval av Kenneth Bengtsson som ordförande i styrelsen
  • Omval av styrelseledamöterna Thord Andersson, Crister Fritzson, Carl B Hamilton, Mona Sahlin, Kerstin Wigzell, Pia Fagerström, Håkan Leifman och Viveca Bergstedt Sten
  • Arvoden till stämmovalda styrelseledamöter, styrelseutskottsledamöter och revisorer
  • Ny ägaranvisning (nya ekonomiska mål och nya uppdragsmål)
  • Redovisning av ersättningar och tillämpningen av tidigare beslutade riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare
  • Godkännande av styrelsens förslag till ”Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i Systembolaget AB”
  • Fastställande av resultat- och balansräkningen
  • Disposition av företagets vinst
  • Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören

Protokollet från årsstämman finns på Systembolagets webbplats.

Årsstämman 2016

Årsstämman 2016 äger rum den 21 april i Stockholm. Kallelse till årsstämman skickas ut i mars.

Styrelsenomineringsprocessen

Styrelsens tillsättning följer den nomineringsprocess som beskrivs i statens ägarpolicy. Processen koordineras av Näringsdepartementet. Kompetensbehovet analyseras utifrån företagets verksamhet, situation och framtida utmaningar respektive befintlig styrelsesammansättning och genomförda styrelseutvärderingar. För att komma i fråga för ett styrelseuppdrag krävs hög kompetens inom relevant löpande affärsverksamhet, affärsutveckling, branschkunskap, finansiella frågor eller inom andra relevanta områden. Därutöver krävs en stark integritet och förmåga att se till företagets bästa. Urvalet sker utifrån en bred rekryteringsbas och för att få en styrelse med mångfacetterad kompetens och erfarenhet beaktas aspekter som erfarenhet, kompetensområde, kön, etnisk och kulturell bakgrund.

Styrelsen

Systembolagets styrelse ansvarar enligt aktiebolagslagen för företagets organisation och förvaltningen av företagets angelägenheter. I statens ägarpolicy anges att styrelsen, i de bolag där staten har ägarintressen, ansvarar för att bolagen sköts föredömligt inom de ramar som lagstiftningen, företagets bolagsordning, ägarens anvisningar och statens ägarpolicy ger. En del i arbetet med att säkerställa att verksamheten har offentligt förtroende är att fastställa för verksamheten nödvändiga policydokument, samt att årligen utvärdera gällande policyer.

Ansvar för bolagsstyrning inom Systembolaget

Bolagsstyrningens-roller-och-ansvarsfordelning2

Styrelsens sammansättning

Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av lägst sex och högst nio ordinarie ledamöter som utses av bolagsstämman. Dessutom har arbetstagarorganisationerna rätt att utse ledamöter till styrelsen. Enligt statens ägarpolicy ska styrelsens sammansättning vara sådan att styrelsen alltid har branschkunskap eller annan kompetens som är direkt relevant för företaget, även när företaget utvecklas och omvärlden förändras. Vidare krävs det att styrelsen har förmågan att arbeta strategiskt med frågor rörande hållbart företagande. Styrelsens sammansättning ska vara sådan att balans uppnås vad gäller bakgrund, kompetensområde, erfarenhet och kön. I ägarpolicyn anges även att målsättningen för könsfördelningen är minst 40 procent av vardera kön.

Systembolagets styrelse består sedan årsstämman 2014 av nio stämmovalda styrelseledamöter. Av dessa ledamöter är fyra kvinnor och fem män. Därutöver ingår i styrelsen två arbetstagarrepresentanter med två suppleanter som utsetts av arbetstagarorganisationerna. I oktober 2014 avgick en av arbetstagarrepresentanterna. Ytterligare en arbetstagarrepresentant avslutade sitt uppdrag i samband med årsstämman 2015. Så under tiden oktober 2014 till april 2015 ingick en arbetstagarrepresentant och två suppleanter i styrelsen och under tiden 23 april till 9-10 maj 2015 en arbetstagarrepresentant och en suppleant. Därefter var det återigen två arbetstagarrepresentanter och två suppleanter. Ingen av styrelsens ledamöter ingår i företagsledningen.

Systembolagets styrelse har en bred sammansättning med branschkunskap och insyn i de omvärldsfrågor som påverkar företagets utveckling.

Systembolagets verkställande direktör deltar vid styrelsesammanträdena. Övrig företagsledning deltar vid behov. Systembolagets chefsjurist, som ingår i företagsledningen, är sekreterare i styrelsen.

Styrelsens ordförande

Styrelseordföranden ska enligt aktiebolagslagen leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter. Enligt Koden ska styrelseordföranden också ansvara för att:

  • Styrelsens arbete bedrivs effektivt och är väl organiserat
  • Styrelsen får erforderlig information och beslutsunderlag för sitt arbete
  • Fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden tillsammans med verkställande direktören
  • Kontroll av att styrelsens beslut verkställs
  • Styrelsens arbete utvärderas varje år

Ordföranden samråder fortlöpande med verkställande direktören i strategiska frågor och företräder företaget i ägarrelaterade frågor. Ordföranden har även ytterligare uppgifter som anges i styrelsens arbetsordning.

Styrelsens arbete

Den av styrelsen antagna arbetsordningen anger hur arbetet ska fördelas mellan styrelse, ägare, utskott och verkställande direktör. Arbetsordningen ses över årligen och under 2015 reviderades den och en ny reviderad version fastställdes vid det konstituerande styrelsesammanträdet i april. Enligt arbetsordningen ska styrelsen i regel hålla minst fem sammanträden per verksamhetsår utöver det konstituerande sammanträdet.

Styrelsen är ansvarig för förvaltningen av företaget samt att säkerställa att bolagets uppdrag utförs väl och att verksamheten bedrivs på ett sätt som gynnar en hållbar utveckling, såväl ekonomiskt som socialt och miljömässigt. Styrelsen ansvarar för att Systembolaget sköts föredömligt i enlighet med tillämpliga regelverk och att verksamheten har offentligt förtroende.

Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av dess angelägenheter i bolagets och ägarens intresse. Om Systembolaget ställs inför särskilt viktiga avgöranden, till exempel större strategiska förändringar i bolagets verksamhet ska styrelsen, genom ordföranden, samordna sin syn med företrädare för ägaren. Samordning ska ske i god tid inför beslut.

Det är också styrelsens ansvar att fastställa mål för Systembolagets hållbarhetsarbete och för att målen integreras i bolagets affärsstrategi samt för att hållbarhetsarbetet rapporteras i enlighet med den internationella rapporteringsstandarden Global Reporting Initiative (GRI) och i övrigt enligt ägarpolicyn. Styrelsen ansvarar även för att Systembolaget efterlever relevanta riktlinjer gällande miljöhänsyn, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, antikorruption och affärsetik. Samtliga styrelseledamöter ansvarar för styrelsens arbete i lika omfattning om inte annat beslutats vid styrelsemöte eller i styrelsens arbetsordning. Styrelsen har två utskott: ett revisionsutskott och ett ersättningsutskott.

Till stöd för styrelsens arbete har dokumentsamlingen ”Lagar, styrdokument m.m. för Systembolaget AB” tagits fram. Samlingen innehåller verksamhetsrelevant lagtext, handlingar från EU, bolagsrelaterade handlingar, ägarrelaterade handlingar och avtal, placeringsreglementen, aktuell strategiska plan för Systembolaget, Systembolagets uppförandekod, policyer, interna regler samt information om Systembolagets dotterbolag. Undvikande av intressekonflikter i styrelsen regleras av såväl styrelsens arbetsordning som av aktiebolagslagen (ABL 8:23).

Samtliga styrelseledamöter i Systembolaget arbetar aktivt med de frågor som ligger hos styrelsen och i övrigt med de frågor som föredras för styrelsen. Styrelsen träffar årligen företagets revisorer.

Strukturen för styrelsens arbete anges i styrelsens arbetsplan, vilken fastställs årligen. Arbetsplanen utgör grunden för planeringen av styrelsens arbete och anger vid vilken tidpunkt under verksamhetsåret som särskilda ansvarsområden ska behandlas av styrelsen.

I den strategiska planen lägger styrelsen fast den långsiktiga inriktningen för Systembolaget. Den strategiska planen sträcker sig fyra år framåt i tiden och revideras vart tredje år. Den strategiska plan som gällt under 2015 antogs vid styrelsesammanträdet i juni 2013 och gäller för åren 2014–2017.

Den strategiska planen innehåller fyra framgångsfaktorer, vilka är prioriterade områden för de kommande åren. Framgångsfaktorerna är att:

  • Utveckla vårt erbjudande på ett hållbart sätt
  • Bidra till en mer medveten konsumtion av alkohol
  • Förklara och ta ansvar för nyttan med Systembolaget
  • Utveckla arbetssätt, ledarskap och samarbete, internt och externt

Ett antal strategiska nyckeltal som är kopplade till de fyra framgångsfaktorerna utgör kvantitativa mål för den aktuella fyraårsperioden och finns även nedbrutna årsvis i affärsplanen. Dessa nyckeltal redovisas löpande för styrelsen och är som följer:

  • Nöjd Kund Index (NKI)
  • Ålderskontroll
  • Alkoholindex
  • Total alkoholkonsumtion i Sverige
  • Opinionsindex (OPI)
  • Prestationskultur
  • Total sjukfrånvaro
  • Kvalitetsleverantörsindex
  • Minskad klimatpåverkan
  • Soliditet
  • Avkastning på eget kapital
  • Kostnadseffektivitet

Styrelsens arbete 2015

Under 2015 hölls nio styrelsesammanträden. Styrelsen genomförde löpande sedvanliga uppföljningar av såväl den ekonomiska utvecklingen i företaget som av de sociala och miljömässiga aspekter som förekommer i verksamheten. Uppföljningen av verksamheten sker genom redovisning av strategiska nyckeltal, soliditet, avkastning på eget kapital samt genom styrelse-pm om aktuella frågor.

I mars träffade styrelsen företagets revisorer utan företagsledningen i enlighet med Kodens krav. Sammantaget gav denna information styrelsen möjlighet att löpande bedöma verksamhetens resultat även inom hållbart företagande.

Utöver den löpande uppföljningen av strategiska nyckeltal arbetade styrelsen bland annat med:

  • Ansvarsredovisningen
  • Etableringsfrågor
  • Strategifrågor och hållbarhetsrelaterade frågor, inklusive frågor rörande lättviktsglas
  • Försöket med hemleverans
  • Aktuella rättsprocesser
  • Frågor rörande revidering av ägaranvisningen och nya ekonomiska mål samt uppdragsmål för Systembolaget
  • Frågor relaterade till översynen av Systembolagets prismodell
  • Ledarförsörjning och successionsplanering
  • Kompetensutveckling av ledare och medarbetare

Arvoden till styrelseledamöter och utskottsledamöter

Styrelseledamöternas arvoden och arvoden för ledamöterna i de särskilt inrättade styrelseutskotten bestäms av bolagsstämman. Arvodena ska enligt statens ägarpolicy vara konkurrenskraftiga men inte marknadsledande.

Utvärdering av styrelsen

Enligt Koden, statens ägarpolicy och arbetsordningen för styrelsen ska styrelsen årligen göra en utvärdering av styrelsens arbete genom en systematisk och strukturerad process. Det ligger på styrelseordförandens ansvar att se till att en sådan utvärdering görs. Utvärderingen behandlar såväl processerna för styrelsearbetet som styrelsens egna prestationer i olika frågor, däribland hur styrelsen hanterar relevanta teman och ärenden som ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor.

Årets utvärdering genomfördes genom både enkäter som besvarades av styrelsen och med hjälp av en extern konsult. Sammanfattningsvis kunde konstateras att styrelsearbetet, styrelseordföranden och verkställande direktören överlag fungerar väl men att styrelsen har identifierat några utvecklingsområden som man kommer att arbeta vidare med.

I enlighet med statens ägarpolicy informerade styrelseordföranden Regeringskansliet i december 2015 om utvärderingens resultat. I Regeringskansliets arbete med nomineringsprocessen görs dessutom löpande utvärderingar av de statliga bolagens styrelser

Närvaro styrelsemöten 2015

Styrelsefunktion

Närvaro

Ev del av år

Kenneth Bengtsson

Ordförande

9 av 9

Kerstin Wigzell

Ledamot

9 av 9

Carl B Hamilton

Ledamot

9 av 9

Thord Andersson

Ledamot

9 av 9

Mona Sahlin

Ledamot

5 av 9

Crister Fritzson

Ledamot

8 av 9

Pia Fagerström

Ledamot

9 av 9

Viveca Bergstedt Sten

Ledamot

9 av 9

Håkan Leifman

Ledamot

8 av 9

Maria Nilsson

Arbetstagarrepresentant (ledamot)

6 av 6

Tillträdde maj 2015

Berit Morén

Arbetstagarrepresentant (ledamot)

8 av 9

Karin Larsson

Arbetstagarrepresentant (suppleant)

9 av 9

Jenny Svensson

Arbetstagarrepresentant (suppleant)

3 av 3

Avgick april 2015

Nils Undall-Behrend

Arbetstagarrepresentant (suppleant)

6 av 6

Tillträdde maj 2015

Närvaro revisionsutskott 2015

Funktion

Närvaro

Ev del av år

Crister Fritzson

Ordförande

5 av 6

Kerstin Wigzell

Ledamot

1 av 3

Avgick vid årsstämman

Thord Andersson

Ledamot

6 av 6

Viveca Bergstedt Sten

Ledamot

3 av 3

Tillträdde vid årsstämman

Pia Fagerström

Ledamot

2 av 3

Tillträdde vid årsstämman

Närvaro ersättningsutskott 2015

Funktion

Närvaro

Ev del av år

Kenneth Bengtsson

Ordförande

4 av 4

Kerstin Wigzell

Ledamot

4 av 4

Carl B Hamilton

Ledamot

3 av 3

Tillträdde vid årsstämman

Revisionsutskottet

Sammansättning
Revisionsutskottet bestod under 2015 av styrelseledamöterna Crister Fritzson (ordförande i utskottet), Thord Andersson, Pia Fagerström och Viveca Bergstedt Sten. Kerstin Wigzell ingick fram till det konstituerande styrelsemötet då hon avgick ur utskottet. Ingen av ledamöterna i utskottet ingår i företagsledningen. Systembolagets ekonomidirektör och chefsjurist tillika sekreterare i utskottet deltar vid revisionsutskottets sammanträden. Företagets verkställande direktör och revisor deltar vid behov.

Ansvar
Styrelsen har dels delegerat till Revisionsutskottet att med beslutanderätt behandla vissa frågor, dels uppdragit åt utskottet att i övrigt bereda frågor om Systembolagets finansiella rapportering och effektiviteten i Bolagets interna kontroll, interna och externa revision och riskhantering.

Utskottet har också till uppgift att hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen samt att granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller företaget andra tjänster än revisionstjänster.

Arbetet 2015
Under året höll revisionsutskottet sex sammanträden. Uppföljning av den ekonomiska utvecklingen och av ett antal strategiska nyckeltal för verksamheten gjordes löpande. Systembolagets revisorer redogjorde för väsentliga redovisnings- och revisionsfrågor samt interna kontroll- och processfrågor. Vidare behandlade utskottet frågor avseende bland annat internrevision, riskanalys, revidering av ägaranvisningen och Systembolagets ekonomiska mål, policyer, och ansvarsredovisningen. Utskottets ordförande informerade löpande styrelsen om utskottets arbete.

Ersättningsutskottet

Sammansättning
Ersättningsutskottet består av tre ledamöter. Utskottets ledamöter har sedan det konstituerande styrelsemötet i april 2015 varit styrelsens ordförande Kenneth Bengtsson och styrelseledamöterna Carl B Hamilton och Kerstin Wigzell. Ingen av ledamöterna i utskottet ingår i företagsledningen. Systembolagets verkställande direktör deltar vid utskottets möten och HR-direktören deltar vid behov.

Ansvar
Ersättningsutskottet har till uppgift att bereda frågor om ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare. Utskottet får inom ramen för de riktlinjer som årsstämman fastställt, självständigt förhandla med verkställande direktören och vice verkställande direktörerna om ersättning och övriga anställningsvillkor. Det är dock styrelsen, som efter beredning av utskottet, beslutar i frågor rörande ersättning och andra anställningsvillkor för verkställande direktören och de två vice verkställande direktörerna.

Ersättningsutskottet äger även självständig rätt att tillsammans med verkställande direktören rekrytera ledande befattningshavare och förhandla om ersättning och övriga anställningsvillkor för dessa. Beslut om anställningsavtal för ledande befattningshavare (undantaget verkställande direktören och vice verkställande direktörerna) fattas slutligen av ersättningsutskottet.

Arbetet 2015
Under året höll ersättningsutskottet fyra sammanträden. Utskottet gjorde under 2014 en utvärdering av tillämpningen av gällande riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare och övriga anställda i Systembolaget. Det konstaterades att anställningsvillkoren i allt väsentligt följde riktlinjerna med undantag för pensionsplanen för delar av företagsledningen. Granskningen av pensionsvillkoren visade att pensionsvillkoren för några i företagsledningen på smärre sätt skulle kunna anses avvika från riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare. Pensionsplanen för företagsledningen har därför reviderats i samband med övergång från PA91 till ITP-planen och pensionsavtalen är nu i linje med gällande riktlinjer. Utskottet har i sedvanlig ordning också tagit fram förslag till riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i Systembolaget. Slutligen har utskottet hanterat bland annat frågor rörande lönerevision, pensioner, samt årlig uppdatering av vissa policyer.

Verkställande direktören och ledande befattningshavare

Den verkställande direktören ansvarar för den löpande förvaltningen av företaget och leder verksamheten enligt aktiebolagslagen, andra lagar och förordningar, statliga riktlinjer och ägaranvisningen, Koden, bolagsordningen samt inom de ramar som styrelsen lagt fast bland annat i vd-instruktionen. Verkställande direktören tar i samråd med styrelseordföranden fram information och dokumentation som underlag för styrelsens arbete med syftet att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut, samt rapporterar till styrelsen om företagets utveckling.

Systembolagets lednings- och styrningsstruktur

Utöver den verkställande direktören består Systembolagets företagsledning av sex personer. Företagsledningen sammanträder regelbundet (varannan vecka) och arbetet leds av verkställande direktören, som i samråd med företagsledningen fattar beslut avseende den löpande verksamheten.

Verkställande direktörens och företagsledningens beslut utgår från styrelsens beslutade riktlinjer och anvisningar. På grundval av dessa upprättar verkställande direktören och företagsledningen bland annat underlag för övriga chefer inom Systembolaget. Dessa underlag anger ramarna för den löpande verksamheten och har formen av interna styrdokument som interna regler, samt process- och informationsmodeller.

Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare

Systembolaget följer i allt väsentligt regeringens riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i företag med statligt ägande. Systembolaget följer också Kodens principer för fastställande av ersättning till ledande befattningshavare det vill säga dessa normer har fastställts i formaliserade och transparenta processer för beslut om ersättningar till ledande befattningshavare. Se not 5 i den finansiella rapporteringen för fullständig information om riktlinjer och ersättningar.

Utvärdering av verkställande direktören

Styrelsen ska enligt Koden fortlöpande utvärdera den verkställande direktörens arbete. Under styrelseordförandens ledning genomfördes under hösten en utvärdering med hjälp av ett externt konsultföretag som inkluderade följande delar: måluppfyllelse, medieanalys, verkställande direktörens relationer i styrelsen och på ledningsnivå, arbetssätt och personliga egenskaper samt intervjuer. Av utvärderingen framgår att resultatet genomgående är mycket gott och visar att vd har ett starkt stöd från såväl styrelsen som företagsledningen.

Verkställande direktör: Magdalena Gerger

Magdalena Gerger tillträdde som verkställande direktör för Systembolaget i maj 2009. Hon har tidigare bland annat varit affärsområdesansvarig på Arla Foods och divisionschef inom Nestlé Ltd. i England samt har ett förflutet i IKEA:s styrelse.

Född: 1964

Övriga uppdrag: Styrelseledamot i Investor AB och Husqvarna AB.

Huvudsaklig utbildning: Civilekonom, MBA, Handelshögskolan i Stockholm samt ledarskaps- och chefsutvecklingsutbildningar.

Oberoende: Verkställande direktör eller närstående saknar väsentlig aktiepost och delägarskap i bolag som Systembolaget har betydande affärsförbindelser med.

Hållbart företagande

Enligt statens ägarpolicy ska de statligt ägda bolagen agera föredömligt inom området hållbart företagande. Hållbart företagande innefattar områdena mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö, anti-korruption och affärsetik samt jämställdhet och mångfald. Att agera föredömligt inom hållbart företagande innebär bland annat att agera transparent i frågor som rör väsentliga risker och möjligheter, föra en aktiv dialog med bolagets intressenter i samhället, samarbeta med andra bolag och relevanta organisationer samt att efterleva internationella riktlinjer på området. Statliga bolag, som Systembolaget, ska också ha en genomtänkt och förankrad policy och strategi samt fastställda strategiska mål inom området hållbart företagande. Systembolaget har därför fastställt policy, strategi och strategiska mål.

Extern revision

Revisorn ska enligt aktiebolagslagen granska Systembolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direktörens förvaltning. Revisorn arbetar på uppdrag av, och rapporterar till, bolagsstämman och får inte låta sig styras av bolagsledningen eller styrelsen.

På årsstämman utsågs nuvarande revisionsbolaget Ernst & Young AB, med auktoriserade revisorn Åsa Lundvall som ansvarig revisor, att vara revisorer i Systembolaget för tiden till och med årsstämman 2016. Det beslutades också på årsstämman att ersättning ska utgå till Ernst & Young enligt särskild överenskommelse.

På årsstämman anmäldes att riksdagsstyrelsen enligt beslut den 25 mars 2015 utsett tre lekmannarevisorer- Maria Plass, Jörgen Hellman, och Carina Adolfsson Elgestam, samt tre suppleanter- Niklas Karlsson, Andrea Völkler och Amir Adan för tiden fram till nästa årsstämma. Vidare anmäldes att Riksrevisionen beslutat att tidigare års beslut att inte förordna någon revisor eller revisorssuppleant i Systembolaget gäller även för perioden från årsstämman 2015 till och med årsstämman 2016.

Intern kontroll

Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen i bolaget, enligt Aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning. Här beskrivs de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen.

Systembolaget har formaliserade processer för intern och extern rapportering. Den externa finansiella rapporteringen i Systembolaget omfattar delårsrapporter, bokslutskommuniké och ansvarsredovisning.

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar. Kontrollmiljön är dokumenterad och kommunicerad i styrande dokument såsom policy, interna regler och riktlinjer, arbetsrutiner och manualer samt den värdegrund som styrelse och företagsledning kommunicerar och verkar utifrån. Systembolaget har interna funktioner för riskkontroll, säkerhet och compliance. Intern revision utförs av ett externt företag.

Exempel på styrande dokument är: Arbetsordningar för styrelsen inklusive utskotten, Instruktion för Verkställande Direktören och Ekonomiska befogenheter för medarbetare i företaget.

Exempel på viktiga faktorer i kontrollmiljön är en strikt tillämpning av dualitetsprincipen, vilken innebär att ingen person ensam handlägger ett ärende genom hela behandlingskedjan samt att två av varandra oberoende institut används vid värdering av finansiella tillgångar.

Riskbedömning

Systembolaget genomför årligen en företagsövergripande riskanalys. Riskanalysens steg är:

Identifiera, värdera, besluta om prioritering, hantera och följa upp risker. Riskerna identifieras och värderas av chefer och nyckelpersoner i verksamheten samt av företagsledningen. Riskanalysen bereds och beslutas i företagsledning och styrelsens revisionsutskott. De högst prioriterade riskerna tilldelas sedan verksamhetsansvariga för att hanteras, och följs årligen upp av företagsledning och styrelsens revisionsutskott.

Systembolaget genomför en finansiell riskanalys vartannat år. Den senaste finansiella riskanalysen genomfördes under 2014. I den finansiella riskanalysen bedöms varje post i balans- och resultaträkningen utifrån specifika kriterier: materialitet, komplexitet i värderingen, felhistorik samt bedrägeririsk.

Bedömning av risk för felaktigheter i den finansiella rapporteringen utförs även löpande i den dagliga verksamheten, genom de kontrollaktiviteter som genomförs.

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteterna är utformade för att förebygga, upptäcka och korrigera felaktigheter i den finansiella rapporteringen. Exempelvis kontrolleras Systembolagets stora resultatpåverkande och likvida transaktioner dagligen. Business Control följer tillsammans med verksamhetsansvariga upp hur Systembolagets verksamhet utvecklas i förhållande till affärsplan, budget och fastlagda mål. Andra medarbetare på Ekonomi & Administrationsavdelningen följer upp de administrativa processerna, bland annat kring moms- och skatteredovisning, intern och extern representation samt attest- och delegationsordningen.

De prioriterade företagsövergripande riskerna ligger till grund för internrevisionsplanen. Internrevisionen är oberoende och genomförs av ett externt företag. Systembolagets externa revisorer granskar årsredovisningen såväl som genomför löpande granskning.

Information och kommunikation

Systembolagets internkommunikationsprocess säkerställer att information sprids på ett strukturerat sätt inom hela organisationen. Exempelvis finns styrande dokument såsom policy, interna regler och riktlinjer, arbetsrutiner och manualer tillgängliga på Systembolagets intranät. Arbetsrutiner förmedlas även via utbildningar för medarbetarna.

Vår externa rapportering; delårsrapporter, bokslutskommuniké och ansvarsredovisning publiceras på systembolaget.se.

Uppföljning

Företagsledningen och styrelsen tar löpande del av den finansiella rapporteringen för att följa hur verksamheten utvecklas i förhållande till affärsplan, budget och fastställda mål.

Revisionsutskottet tar dessutom löpande del av resultatet av genomförd internrevision, samt verksamhetens åtgärder för riskhantering.